Verpflichtende Umsetzung der SEPA-Zahlverfahren für Unternehmen zum 01. Februar 2014

Die SEPA-Zahlverfahren lösen ab dem 01. Februar 2014 das nationale Zahlverfahren endgültig ab. Mit der Umsetzung eines einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraumes wird das Ziel der Schaffung einer einheitlichen Wirtschafts- und Währungsunion weiter vorangetrieben. Mittel- und langfristig ist zu erwarten, dass - insbesondere grenzüberschreitend tätig werdende Unternehmen - von diesem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum profitieren werden. Kurzfristig müssen sich alle - auch die nur im Inland tätigen - Unternehmen auf diese geänderten Zahlverfahren rechtzeitig einstellen. Insbesondere Unternehmen, die sich von ihren Kunden Einzugsermächtigungen haben einräumen lassen (wie z. B. Energieversorgungsunternehmen, Hausverwaltungen, IT Dienstleister) müssen jetzt aktiv werden!

1. Was bedeutet "SEPA"?

Der Begriff "SEPA" (steht als Abkürzung für "Single Euro Payments Area", deutsch: "einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum") bezeichnet einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum für Transaktionen in Euro. Durch die Einführung eines solchen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums sollen für Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen erkennbar sein und somit der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr innerhalb der EU vereinheitlicht werden.

2. Wie funktioniert das neue SEPA-Zahlsystem?

Es gibt zukünftig zwei Zahlungsinstrumente: Die SEPA-Überweisung sowie die SEPA-Lastschrift.

SEPA-Überweisungen können schon seit Januar 2008 sowohl im Inland, als auch grenzüberschreitend innerhalb des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums durchgeführt werden. Sie ermöglicht nunmehr auch eine grenzüberschreitende Überweisung innerhalb eines Geschäftstages. Im November 2009 wurden daneben zwei SEPA-Lastschriftverfahren eingeführt, welche ebenfalls sowohl national, als auch grenzüberschreitend nutzbar sind. Bei der SEPA-Überweisung und den SEPA-Lastschriftverfahren werden die Kontoverbindungen des Zahlers und des Zahlungsempfängers nicht mehr mit der bisherigen Kontonummer und der bisherigen Bankleitzahl, sondern durch eine IBAN (steht als Abkürzung für "International Bank Account Number") und den BIC (Abk. für: "Bank Identifier Code") identifiziert.

Excurs:
Die IBAN fasst die bisherige deutsche Kontonummer und Bankleitzahl in einer international standardisierten Notation zusammen. Für ein deutsches Konto besteht die IBAN aus einem Ländercode (DE für Deutschland), eine zweistellige Prüfziffer, der (bisherigen) Bankleitzahl und der zehnstelligen Kontonummer (hatte die Kontonummer bisher weniger Stellen, wird diese mit Nullen aufgefüllt).

Ab dem 01. Februar 2014 müssen Unternehmen für alle Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Raum (auch innerhalb der Bundesrepublik Deutschland) die SEPA-Überweisung bzw. die SEPA-Lastschrift verwenden. Die Kontenidentifikation erfolgt über die IBAN und den BIC. Für Privatkunden gilt für die Umwandlung der bisher genutzten Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC eine verlängerte Frist bis zum 01. Februar 2016. Für Inlandszahlungen soll schon ab dem 01. Februar 2014 und für grenzüberschreitende Zahlungen ab dem 01. Februar 2016 die Angabe des BIC nicht mehr notwendig sein.

3. Wie funktioniert das neue SEPA-Lastschriftverfahren?

Insbesondere im Hinblick auf die SEPA-Lastschriftverfahren gilt es, die Umstellung rechtzeitig vorzunehmen.

Für die Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens benötigt der Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer, welche auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragt werden kann. Die Bundesbank rät dazu, das Antragsverfahren möglichst bis Ende Oktober 2013 abzuschließen, um rechtzeitig zur Umstellung eine entsprechende Gläubiger-Identifikationsnummer zugewiesen zu bekommen. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, welche den Zahlungsempfänger als Lastschrifteinreicher zusätzlich identifiziert.

Eine zentrale Voraussetzung für die Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren ist das sog. SEPA-Lastschriftmandat. Dieses umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlenden zum Zahlungseinzug an das Unternehmen, als auch den Auftrag an die eigene Bank zur Einlösung der Zahlung.

Für Unternehmen gilt es zukünftig, zwei Lastschriftverfahren zu unterscheiden:

SEPA-Basislastschrift:

Das SEPA-Basislastschriftverfahren ähnelt dem bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren und steht sowohl Unternehmen, als auch Verbrauchern offen. Der Zahler kann die Lastschrift innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgeben, mithin eine (Wieder-)Gutschrift verlangen. Eine Lastschrift ohne Autorisierung durch ein SEPA-Mandat kann der Zahler innerhalb einer Frist von 13 Monaten nach Kontogutschrift zurückgeben.

SEPA-Firmenlastschrift:

Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich im Verkehr mit Unternehmen möglich und ähnelt dem heutigen Abbuchungsverfahren. Eine Möglichkeit zur Rücknahme der Lastschrift besteht hier nicht.

4. Wie kann ein SEPA-Basislastschriftverfahren wirksam vereinbart werden?

Um auf Grundlage des SEPA-Basislastschriftverfahrens Forderungen einziehen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Der Zahlungspflichtige (z. B. Kunde) muss dem Zahlungsempfänger (z. B. Unternehmer) ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Hierbei ist zwischen dem Zahlungspflichtigen und dem Zahlungsempfänger ein konkretes Fälligkeitsdatum zu vereinbaren.
• Der Zahlungsempfänger vergibt für das jeweilige Mandat eine individuelle Mandatsreferenznummer. Dabei handelt es sich um ein Kennzeichen (z. B. Auftrags-, Rechnungs- oder Kundennummer), welche in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eine eindeutige Identifizierung ermöglicht. Für diese gilt eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 14 Monaten.
• Mindestens 14 Tage vor der vereinbarten Fälligkeit (Diese Frist kann durch Vereinbarung verkürzt werden) hat der Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen eine Vorabinformation (sog. "Pre-Notification") über die bevorstehende Einziehung zu übermitteln, welche auch den einzuziehenden Betrag, den Fälligkeitstermin, die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenznummer enthalten muss. Diese Vorabinformation sollte nachweisbar - z. B. gemeinsam mit der Rechnung - erfolgen, weil ein Verstoß gegen diese Pflicht u. U. zu einer Schadensersatzpflicht gegenüber dem Zahlungspflichtigen führen kann. Bei wiederkehrenden Lastschriften ist eine einmalige Aufstellung pro Jahr ausreichend, in der die entsprechenden Informationen für alle Fälligkeitstermine aufgeführt werden.
• Der Zahlungsempfänger muss die Lastschriften mehrere Tage vor ihrer Fälligkeit einreichen. Welche Fristen hier eingehalten werden müssen, sollte der Zahlungsempfänger bei seiner Bank erfragen.

5. Was passiert mit den bestehenden Lastschriften und Abbuchungsverfahren?

Vor dem 01. Februar 2014 erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate für Einzüge im SEPA-Basislastschriftverfahren genutzt werden.

ACHTUNG:
Der Zahlungspflichtige muss vom Zahlungsempfänger vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über die Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenznummer informieren und auf die ursprüngliche Einzugsermächtigung hinweisen!

Tipp:

Diese Mitteilung kann sogleich die Vorabinformation ("Pre-Notifikation") enthalten und sollte in einer Form erfolgen, die im Fall eines Rechtsstreits den Nachweis der rechtzeitigen Erteilung der notwendigen Informationen erlaubt.

Einzugsermächtigungen, die nicht in Schriftform vorliegen (also z. B. über das Internet oder telefonisch erteilte Einzugsermächtigungen) können nicht als SEPA-Lastschriftmandant genutzt werden. FOLGE: Der Zahlungspflichtige kann die ohne Autorisierung durch ein SEPA-Lastschriftmandat erfolgte Kontobelastung innerhalb einer Frist von 13 Monaten nach Kontogutschrift zurückgeben.

Bei bestehenden Abbuchungsverfahren ist eine Weiternutzung nicht möglich! Hier muss ein SEPA-Lastschriftmandat neu erteilt werden.

6. Welche Maßnahmen sollten für die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren zeitnah getroffen werden?

Unternehmen sollten zumindest folgende Maßnahmen kurzfristig ergreifen:

• Zeitrahmen festlegen und Verantwortlichkeit klären: Intern sollte eine Entscheidung getroffen werden, wann und in welchem Zeitrahmen die Umstellung erfolgen soll. Zur Durchführung und Kontrolle der zu ergreifenden Maßnahmen sollte eine verantwortliche Stelle oder Person benannt werden.

• Umstellung auf die SEPA-Lastschriftverfahren: Die Umstellung auf die neuen SEPA-Lastschriftverfahren sollte vorbereitet werden:

• Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank
• Ggf. Abschluss neuer Inkassovereinbarungen mit der Hausbank
• Klassifizierung der bisherigen Lastschriften und Prüfung, für welche Kunden nach den oben genannten Kriterien neue SEPA-Mandate eingeholt werden müssen und für welche Kunden rechtswirksam erteilte Einzugsermächtigungen bestehen, die mit entsprechender Informationserteilung in SEPA-Lastschriftmandate umgestellt werden können.
• Einholung neuer SEPA-Mandate und/oder Erteilung entsprechender Informationen über die Umstellung erteilter Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate an die Kunden
• Interne Regelungen zur Erstellung und Versand der Vorabinformationen an die Kunden treffen.

• Geschäftskorrespondenz anpassen: Briefköpfe, E-Mails, Rechnungen, Mahnungen, Internetseite, etc. müssen mit der IBAN und BIC versehen werden. In die Rechnungsformulare können ggf. Vorabinformationen aufgenommen werden.

• Kontodaten der Kunden und der anderen Vertragspartner aktualisieren: Die IBAN und BIC bei den Kunden und insbesondere den gewerblichen Vertragspartnern erfragen und speichern.

• Prüfung und Umstellung der IT-Systeme: Diese müssen die neuen "XML-Formate" verarbeiten können. Diese Formate werden deutlich mehr Daten erzeugen, worauf das Computersystem vorbereitet sein muss. Auch die Software ist entsprechend zu aktualisieren.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren beratend zur Seite.

Redaktion:

Rechtsanwalt Malte Beuster

BEHTGE.REIMANN.STAR Rechtsanwälte, Berlin

Sekretariat: Peggy Lüder, Tel.: 030 / 89 04 92 - 36, Fax: 030 / 89 04 92 - 10

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